オフィスイトウのブログ

新年明けましておめでとうございます。
スタッフの稲泉です。
本年も少しでも充実した記事を書いていきたいと思います。
どうぞよろしくお願い致します。

昨年からマイナンバーが交付され、受け取られた方も多いと思います。
今回はマイナンバーについての基礎知識をお話しします。

法人の皆様にとっても初めて扱うことになるマイナンバーですが、
どう対応すべきでしょうか。

基本的には、把握すべき個人番号を正確に取得し、それを漏洩することなく、
法に基づいて使用・管理・保管し、不要となった際には確実に廃棄します。

主なポイントとしては以下のとおりです。

①個人番号取得について
従業員等の個人番号の数の把握、利用目的の明示、本人確認の方法を決定する

②使用について
目的以外には使用しないこと。情報を漏洩しないこと

③保管などについて
決められた管理方法・期間を遵守し、情報を漏洩しないこと

④廃棄について
必要が無くなったり、法定の保管期間を過ぎた場合に必ず廃棄すること

保管については様々ですが、例えば、
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の提出から
マイナンバーを把握し、手書きにしたものを金庫で管理
・担当者がＩＤ付きのパソコンで記録したものを保管
・ＵＳＢなどのメモリに落とし、鍵をかけた場所で保管、パソコンのデータは削除

個人番号の取得から廃棄までを記録しておくことが求められます。
マイナンバーは個人の身分証明になりますので、個人情報としての扱いに
気を配り、他に漏洩せずに管理・保管し、廃棄します。

今回初めて導入されたマイナンバー制度ですが、番号法第６７条より、正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合には４年以下の懲役または２００万円以下の罰金が科せられることから、不正に悪用した際には厳しい罰則が設けられています。

また、第７７条では両罰規定として、法人等の代表者だけでなく、管理担当している者も罰則の対象となっていますので注意が必要です。