オフィスイトウのブログ

こんにちは、代表の伊藤です。毎日暑くてうんざりですね。

この暑さで熱中症対策も必要ですが、冷たいものを取る過ぎると胃腸に負担がかかりますので、そちらの方もご自愛ください。

また、この暑さで集中力が途切れてケアレスミスも起こりがちですので気を引き締めていきましょう。

さて、今回のテーマはマイナンバー制度の３回目です。

企業が個人番号を取り扱う上では、取得、利用・提供、保管・廃棄、安全管理措置を適切に実施する必要があります。今回は、個人番号の取得にスポットを当てます。

＜企業が個人番号を取り扱う上での注意点／取得編＞

個人番号を取得する際には、利用目的を特定し明示する必要があります

・たとえば、源泉徴収のために取得した個人番号は、源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用可能です。
・なお、従業員から個人番号を取得する際に、源泉徴収や雇用保険・健康保険・厚生年金保険の手続きなど、利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。
（注）利用目的を後から追加することはできません。

成りすまし防止のためにも、本人確認を厳格に行う必要があります

・本人確認では、①正しい番号であることの確認（番号確認）と、②手続を行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）を行うこととされています。所定のルールに従って行う必要があります。
・対面だけでなく、郵送、オンライン、電話により個人番号を取得することができますが、その場合にも、所定のルールに従った番号確認と身元確認が必要となります。
・本人確認は、個人番号の提供を受ける都度、行う必要があります。たとえば、従業員から個人番号を記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。
ただし、２回目以降の番号確認は、初回に本人確認を行って取得した個人番号の記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。